EI Meetings: Reuniones de participación del personal

Cómo lograr incorporar hábitos saludables en TU organización

Las EI Meetings (reuniones de participación del personal de una Empresa) consisten en el diseño de un sistema estructurado de reuniones cortas y efectivas que realiza el líder de un sector con una cierta frecuencia.

En general se realizan diariamente, todos de pie y alrededor de una pizarra para mostrar, analizar y anotar indicadores, proyectos, estados de situación y resolución de problemas.

Luego se pueden replicar las mismas hacia diferentes niveles de la organización con una frecuencia más espaciada[1] y donde se informan, analizan y deciden temáticas correspondientes al nivel de decisión de sus participantes.

Las EI Meetings diarias de un equipo deben realizarse siempre en el mismo lugar, a la misma hora y sus participantes deben ser los mismos, excepto invitados eventuales y con una frecuencia esporádica.

Algunos consejos para el buen funcionamiento y sostenimiento de las EI Meetings en el tiempo:

  1. Compromiso de los participantes = Asegurarse que todos conozcan de que se trata y el objetivo final de su implementación
  2. El tiempo y la asistencia no son negociables
  3. El líder / facilitador debe rotar en cada reunión y no debe ausentarse ni posponer la misma.
  4. Involucrar a todos los presentes y velar por la participación activa de cada uno
  5. Contar con espacio y pizarras
  6. Indicadores y planes de acción[2]
  7. No extenderse más de 15 minutos
  8. Utilizar colores (verde = OK / alcanzado / en tiempo; rojo = NO OK / por debajo de lo esperado / demorado)
  9. Invitar con cierta frecuencia y temas puntuales a personal de otras áreas y niveles (e.g., mantenimiento, administración, ingeniería, ventas)
  10. Felicitar y reconocer los logros

¿Qué conseguiremos?

  • Agregar valor de cara al cliente
  • Gestión horizontal y agilidad en procesos
  • Compromiso con la organización, el trabajo y la mejora continua
  • Disciplina
  • Foco, sentido y dirección alineados a la estrategia
  • Comunicación y sinergia entre áreas
  • Entusiasmo y clima laboral positivo
  • Resolución de problemas
  • Motivación y baja rotación de empleados
  • Aprendizaje continuo

[1] EI = Participación/Involucramiento de Personal, por sus siglas en inglés (=Employee Involvement)

[2] Por ejemplo para mandos medios se realiza semanalmente y para un Comité Directivo / de Gestión / Consejo de una ONG podría ser mensual a trimestralmente

[3] Plan de Acción: Un próximo paso – 1 responsable – 1 fecha acordada de finalización

© 2020 – María Albertina Fontana. Todos los derechos reservados.

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