Las EI Meetings (reuniones de participación del personal de una Empresa) consisten en el diseño de un sistema estructurado de reuniones cortas y efectivas que realiza el líder de un sector con una cierta frecuencia.

En general se realizan diariamente, todos de pie y alrededor de una pizarra para mostrar, analizar y anotar indicadores, proyectos, estados de situación y resolución de problemas.

Luego se pueden replicar las mismas hacia diferentes niveles de la organización con una frecuencia más espaciada[1] y donde se informan, analizan y deciden temáticas correspondientes al nivel de decisión de sus participantes.

Las EI Meetings diarias de un equipo deben realizarse siempre en el mismo lugar, a la misma hora y sus participantes deben ser los mismos, excepto invitados eventuales y con una frecuencia esporádica.

Algunos consejos para el buen funcionamiento y sostenimiento de las EI Meetings en el tiempo:

1. Compromiso de los participantes = Asegurarse que todos conozcan de que se trata y el objetivo final de su implementación
2. El tiempo y la asistencia no son negociables
3. El líder / facilitador debe rotar en cada reunión y no debe ausentarse ni posponer la misma.
4. Involucrar a todos los presentes y velar por la participación activa de cada uno
5. Contar con espacio y pizarras
6. Indicadores y planes de acción[2]
7. No extenderse más de 15 minutos
8. Utilizar colores (verde = OK / alcanzado / en tiempo; rojo = NO OK / por debajo de lo esperado / demorado)
9. Invitar con cierta frecuencia y temas puntuales a personal de otras áreas y niveles (e.g., mantenimiento, administración, ingeniería, ventas)
10. Felicitar y reconocer los logros

¿Qué conseguiremos?

• Agregar valor de cara al cliente
• Gestión horizontal y agilidad en procesos
• Compromiso con la organización, el trabajo y la mejora continua
• Disciplina
• Foco, sentido y dirección alineados a la estrategia
• Comunicación y sinergia entre áreas
• Entusiasmo y clima laboral positivo
• Resolución de problemas
• Motivación y baja rotación de empleados
• Aprendizaje continuo

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[1] EI = Participación/Involucramiento de Personal, por sus siglas en inglés (=Employee Involvement)

[2] Por ejemplo para mandos medios se realiza semanalmente y para un Comité Directivo / de Gestión / Consejo de una ONG podría ser mensual a trimestralmente

[3] Plan de Acción: Un próximo paso – 1 responsable – 1 fecha acordada de finalización

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