Las “5S” y el arte de sostener una disciplina saludable

Había ingresado a una multinacional, la cual, al contrario de las que había experimentado antes, contaba con la idiosincrasia de cualquier otra organización “de barrio” que con el tiempo había ido creciendo e incorporando negocios y personal, sin una visión clara ni objetivos definidos, en donde cada día los productos salían como de la cocina de lo de mi abuela (mi querida Nona, solo ella conocía el “ingrediente secreto”), “a la receta” del que tocaba en suerte mezclara ese día las materias primas…. Y los conocimientos, experiencias y pruebas para solución de problemas eran transmitidas del boca a boca, cual tribu ancestral.[1] Lo único estandarizado que encontré al empezar a caminar por fábrica y oficinas (y justamente en un principio no parecía a mi favor) fue el género único del personal… “100% masculino”!!!! uuuufff, encima venía yo a romper la estadística…

¿Y… a qué viene?  ¿¿qué va a hacer esta chica acá??

¡Sí! Si no hubiese sido por esa pregunta disparadora y el abrumador radio pasillo de días y meses, que confieso me robaban una sonrisa cada día, yo también hubiese salido corriendo por donde había entrado, o peor aún caminando desganada con los brazos bien abajo.

Esa pregunta y el sabor de la incertidumbre, el empezar a percibir esos mismos dolores en los más de 300 empleados (ahora pares, jefes y colaboradores míos) fueron la chispa y el impulso para iniciar el cambio e ir a fondo.

Detrás de esa pregunta, yo escuché: ¡¡DESAFÍO!! NECESITAMOS TU MIRADA ALBERT

y… ¡¡¡¡Es que yo AMO los desafíos!!!!!

Así que luego de un tiempo de perseverancia y aprendizaje, llegó a mí la posibilidad de estudiar, dentro de la misma Empresa y viajando al exterior, una filosofía que al parecer -otra vez la idiosincrasia porque nos es más cómodo volver siempre a lo conocido- hasta ahora sólo implementaban los japoneses.

No sé qué les dice a ustedes… yo escuché de nuevo: ¡¡DESAFÍO!! -Acompañado por supuesto de otras pasiones mías: innovación, viaje, mundo, nuevos vínculos, aprender con otros, transmitir, posibilidad.

Sería muy largo escribir acerca de LEAN en este único post, sus principios, herramientas, aplicaciones y proyectos en los que he participado y la infinidad de beneficios y cambios que se pueden lograr con su adecuada implementación; así que hoy elijo hablarles de las 5S, que desde mi experiencia constituyen el “punto de partida” para ello. Y también el de llegada J

¿Qué son las “5S” y para qué sirven?

Consiste en una práctica de calidad total ideada hace más de 40 años en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura, sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos.

La metodología de las 5S, facilita la adopción de nuevas formas de trabajo en las que se integra la autodisciplina, el orden, la limpieza y la seguridad.

A pesar de los grandes beneficios que aporta y de su bajo costo de implementación, existen aún muchas organizaciones que no las aplican de forma sistemática debido a la falta de involucración del personal en la mejora y a la resistencia a los cambios de hábito en la forma de trabajar.

¿Qué significa? Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienzan por la letra S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Asociamos esas 5 S’s con la palabra SOLES y como regla mnemotécnica para recordarlas más fácilmente:

  • Seleccionar (Seiri)
  • Ordenar (Seiton)
  • Limpiar (Seiso)
  • Estandarizar (Seiketsu)
  • Sostener (Shitsuke)

Si buscan en internet, hoy abunda la bibliografía sobre ellas. Ahora bien, mi intención, tal como me pasó en aquel momento y me pasa con cada proyecto que inicio, es transmitir e inspirar a que otros quieran incorporar esta herramienta y hacerla parte de sus actividades diarias, ya sea en el ámbito laboral como en su casa.

¿Qué experimenté yo cuando regresé de aquel 1er viaje que les contaba, con todo el entusiasmo por traer algo aún casi desconocido a Argentina y a mi entorno laboral? ¿Otra oportunidad para seguir mejorando el espacio y el ambiente de trabajo?

… los ¡NO! La resistencia al cambio… el “como lo hacemos hoy funciona”

¿Qué hice? Nuevamente: ¡¡DESAFÍO!! Y, además, esta vez dediqué más tiempo y atención a escuchar “los dolores del personal y del espacio laboral” –de verdad que yo sentía movimientos, emociones e incomodidades corporales que no conocía hasta el momento, y descubrí mucho más tarde a través del coaching, que ese entorno y esas personas clamaban a gritos un cambio… ¡¡y estaba todo en nuestras manos!! En las mías para liderarlo y acompañar; en las de ellos para proponerlo, ejecutarlo, comprometerse y ¡sostenerlo!

Entonces… puse el carro en movimiento (como solemos decir) y comencé a adaptar cada paso a la situación real, a su día a día… tanto así que hasta “castellanicé” todos los vocablos[2].

Para asombro y satisfacción mía, unos años más tarde, escuchando otro tipo de preguntas y comentarios del tipo:

  • “Dice mi señora si ¿podemos aplicarlo en el cuarto del nene y con su ropa, zapatos y carteras?
  • “¿Vos en tu negocio de venta al público también lo implementás?”
  • “Sabés que le enseñé a los dueños del almacén de la esquina y los ayudé a hacer las 5S en su depósito”
  • “Mi sobrina está por abrir un restaurant y a mí se me ocurrió contarle ejemplos y los va a poner en práctica… quizá te llama para que le ayudes a capacitar a sus empleados”

y después de algunas cuantas implementaciones más en aquella compañía y otras, me seguían llegando fotos y comentarios de cómo lo sostenían, qué otras mejoras estaban implementando y muchos logros más.[3]

Yo entendí que, para implementarlo y sostenerlo, debía empatizar con las personas, comprar la idea yo, involucrarme e involucrar a otros. Y sobre todo… fundirme en esa idiosincrasia para ser agente de cambio y lograr que lo que yo haría significara un beneficio para la organización, para las personas, para sus clientes y sobre todo para los gerentes y managers, quienes tomarían la decisión de implementar o no.

Para resumir e ir cerrando, luego me tocó trabajar en diferentes ámbitos y rubros: manufactura, energía, petróleo, oficina, retail, servicios, salud, gobierno… y hoy nos sorprende y urge el entorno virtual, lo cual hace un tiempo -no muy lejano- era impensado…

¿¿qué va a hacer esta chica acá??

https://www.lean4u.net/event-details/mejorar-la-eficiencia-en-la-oficina-virtual-o-no

SOLES: Básicamente, su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una persona.

Nuestra intención es proporcionar una guía de aplicación de las “5S dentro de un entorno de lean office, y virtual”.

En este sentido, y según nuestra voluntad de aportar contenido práctico y orientado a un entorno virtual de Lean Office, es que diseñamos un Workshop en modalidad Webinar, interactivo, práctico y virtual, en el cual los participantes podrán experimentar como y para qué implementar las 5S en sus equipos y trabajo (¡virtual o no!).

Las herramientas no bastan a la hora de implementar cambios, razón principal por la cual se incluye contenido orientado a las personas en términos de gestión del cambio y gestión visual.

Somos el catalizador de las habilidades del trabajo del futuro…


[1] Qué está muy bien para la transmisión de culturas y el sostener un linaje, …no así para lo necesario en una organización donde queremos ofrecer productos y servicios con estándares de calidad. A lo que agregué muchos años más tarde, gracias a mi aprendizaje en el coaching, las interpretaciones, ruidos y conversaciones propias de cada individuo que se sumarían a cada una de esas “recetas” J

[2] Mi manera de “gestionar comportamientos” – El primer NO que recibía era hacia la utilización de un idioma extranjero.

[3] ¡Gracias a la tecnología que hoy nos permite conectar, aprender y compartir!!

© 2020 – María Albertina Fontana. Todos los derechos reservados.

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