Gestionar bien el tiempo no significa hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas a medida que se completan. Implica saber planificar, priorizar, aprovechar y por supuesto, también descartar.
Para ello existe un método que facilita esta clasificación: Los 4 cuadrantes de Stephen Covey.
Covey asegura -y aquí es desde en Belivelean nos alineamos a su reflexión la cual inspira y confirma nuestra propia esencia- que la “gestión del tiempo” es una verdadera filosofía de vida. Stephen dice:
“(…)…nuestro bienestar también depende de cómo manejamos el tiempo.”
¿En qué consiste la Matriz de Covey o de Administración del tiempo?
La matriz de Covey establece que todas las actividades se definen según dos focos: lo IMPORTANTE y lo URGENTE
- Importante es aquello que resulta imprescindible para el cumplimiento de los objetivos y metas del equipo, proyecto, organización, otro.
- Urgente es aquello que se debe resolver a la brevedad para evitar complicaciones mayores.
La definición de la importancia o urgencia de una actividad va a depender del rol que se tenga dentro del equipo, proyecto, organización u otro donde se desee aplicar la Matriz de Covey.
Al trazar los focos en los cuales se definen las actividades, en dos dimensiones (ejes), da por resultado una sencilla matriz compuesta por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad para las tareas. Al mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente.
Poniendo en práctica (¡manos a la obra!)
Para completar la matriz y poder priorizar y organizar las actividades, se sugiere hacer lo siguiente:
Completar una tabla con actividades a realizar en un tiempo definido, ej.: “Tareas de la semana”
2. Considerar los emergentes que suelen ó podrían aparecer (dependerá también del equipo, proyecto, organización, rubro y lapso a tener en cuenta), de manera que sea posible administrar el tiempo apegándose lo más posible al escenario real.
3. Dirigirse a la matriz de Covey y categorizar las actividades dentro de los cuadrantes correspondientes.
I. Cuadrante “A”: Lo Importante y Lo Urgente
En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas, bajo ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario, aquello que tiene mayor relevancia que lo demás. Exige que sea atendido ahora mismo y que se deje de lado cualquier otra actividad, hasta que esto no se resuelva
Ejemplos: Crisis / Problemas acuciantes / Cortes de energía / Accidente / Proyectos con fechas vencimiento
Nota: También caben aquí situaciones como una enfermedad, un accidente doméstico, etc.
II. Cuadrante – “B”: Lo Importante y NO Urgente1
Corresponde a aquellas actividades que no deben ser atendidas inmediatamente, pero sí tienen gran importancia. Se trata de tareas que no son decisivas a corto plazo, y sí a mediano y largo plazo. No son de vida o muerte, y sí resultan determinantes para la calidad de vida o el bienestar
Ejemplos: Preparación / Prevención / Clarificación de valores / Planificación / Reuniones y preparaciones / Creación de relaciones / Verdadera recreación / Catalizar el poder interior
Nota: También caben aquí tareas como la preparación de un examen, de una presentación, se incluyen aspectos como la capacitación y actualización de conocimientos hasta el mantener en buen nivel la relación de pareja.
III. Cuadrante “C”: Lo Urgente pero NO Importante
Este constituye uno de los cuadrantes más engañosos. A veces no es fácil determinar cuáles son las actividades y/o tareas que lo componen. Esto se debe a que el carácter de urgencia captura la atención.
En este cuadrante se podrían ubicar todas aquellas actividades superfluas que se llevan a cabo por hábito o azar.
Ejemplos: Encontrarse con alguien y parlotear un rato, sin saber exactamente por/para qué / Trenzarse en una discusión por redes sociales sobre algún aspecto sin importancia / Mantener una conversación por whatsApp, teléfono / Atender y responder a interrupciones, correspondencia / Realizar informes sin dead line establecido
Nota: “Correrlos del foco y no prestarles atención” – Stephen Covey
IV. Cuadrante “D”: Lo NO URGENTE Y NO IMPORTANTE
Es aquel cuadrante para ubicar todo lo inútil. Ni reviste carácter de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia. En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes.
Ejemplos: Mirar el correo electrónico y los mensajes en el celular cada 5 minutos / Seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera hay nada interesante que decir / Mirar televisión / Conversar interrumpiendo otras actividades / Trivialidades / Correspondencia publicitaria / Algunas llamadas telefónicas / Actividades de “escape”
¿Cómo nos debería quedar finalmente la distribución de actividades en la Matriz?
En general, los primeros cuadrantes que se llena son el A y el C. Esto es, los cuadrantes de lo urgente-importante y lo urgente-no importante.
Covey dice que esto ocurre porque las personas tendemos a pensar que “todo es urgente”. Esa sensación de urgencia es precisamente la que se encuentra en la base del estrés.
Así, aprender a manejar esos dos espacios es lo que puede ayudarnos a mejorar el manejo de nuestro tiempo.
El autor de este modelo recomienda concentrarse sobre todo en el cuadrante B. Dice que allí es donde está el bienestar y la felicidad. Si logramos identificar con claridad lo que va allí y nos enfocamos en ello, el modelo de los 4 cuadrantes de Stephen Covey habrá cumplido su cometido.
La idea es evitar que las tareas se vuelvan urgentes, para no perder el foco en los objetivos estratégicos y no agobiarse “apagando incendios”.
En conclusión, el tiempo es lo más valioso y preciado que tenemos en nuestra vida. Por tanto, debemos saber cómo gestionarlo, de forma que sepamos vivir la vida de la mejor forma posible.
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A continuación les dejo una serie de tips y preguntas orientadoras que los ayudarán a gestionar efectivamente el tiempo.
| Preguntas orientadoras | Preguntas orientadoras |
| – Tener definidas las tareas o situaciones que son importantes y que no deberían aplazarse. – Tener muy claros los roles de cada uno de los integrantes. De este modo, las tareas que van emergiendo estarán bien distribuidas dentro del equipo y se puede establecer cuáles son las más importantes para un actor que para otro. | De acuerdo al rol que cumplo en el equipo/organización y considerando los objetivos que nos hemos propuesto, – ¿cuáles son las tareas y/o situaciones importantes que tengo? – ¿Cuáles contribuyen efectivamente al logro de los objetivos y metas establecidos? |
| – Definir las tareas que requieran más tiempo para planificar y coordinar. | Entre las tareas importantes de acuerdo a mi rol y a los objetivos del equipo, – ¿cuál de ellas requieren de mayor planificación y coordinación? |
| – Minimizar la pérdida de tiempo en la administración inefectiva. Para ello, puede revisar en el día a día qué tareas o situaciones resultan triviales para usted, considerando su rol y los objetivos del establecimiento. | – ¿Qué tareas de las que hago día a día puedo considerar como triviales conforme al rol que tengo dentro del equipo? |
| – Planificar considerando que las emergencias existen, reservando un espacio adecuado para que las tareas y situaciones importantes se realicen efectivamente. | – ¿Cuáles son las urgencias que me surgen día a día que me impiden dejar espacio a las tareas o situaciones que he definido como importantes? – Estas urgencias ¿son evitables o inevitables? ¿Cómo podemos evitarlas mediante una adecuada planificación? – ¿Son esas emergencias delegables a alguien que, considerando su rol, le pudieran resultar más importantes? |
1 Se lo denomina también “Cuadrante de la Calidad”
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Una respuesta a “Matriz de Administración del tiempo: Los 4 cuadrantes de Stephen Covey”